Planlegging gjort enkelt

Det som startet som et papirbasert verktøy i et dansk klasserom, har utviklet seg til å bli uunnværlig i mange norske kommuner. Vi har tatt en prat med selskapet om hemmeligheten bak suksessen.

– Før vi begynte å bruke Plandisc her i Trysil kommune, brukte vi tradisjonelle verktøy for å organisere våre årsplaner. De fungerte greit, men vi ønsket en mer visuelt tiltalende løsning enn et enkelt Excel-ark eller Word-dokument, sier økonomisjef Gerardus Johannes Kort.

– Med Plandisc kan vi se årsprogrammet til alle avdelingene på lignende grafiske fremstillinger, noe som gir bedre og enklere oversikt over planleggingen, legger han til.

Involverer flere avdelinger

Plandisc er et sirkulært planleggingsverktøy med flere ringer hvor hver avdeling kan legge inn sine årsplaner – og økonomisjefen forklarer at verktøyet forenkler prosessen med å se hva de andre avdelingene og enhetene i kommunen jobber med gjennom hele året.

– For oss har Plandisc gitt kommunen den strukturen og visualiseringen vi manglet i de gamle verktøyene. Nå kan vi enkelt organisere gjentakende oppgaver som HMS-rutiner og økonomiske prosesser, sier han, og forteller at de – gjennom hele året – har masse administrasjon de må forholde seg til, som søknadsfrister og politiske frister.

– Men med denne løsningen ser jeg mine aktiviteter og møter, og kan enkelt planlegge ut fra dette. Plandisc har ført til en enklere hverdag for de ansatte, spesielt når det gjelder planlegging av budsjettarbeid, noe som tidligere var tidkrevende og fragmentert, forklarer han.

Gerardus Johannes Kort får støtte av avdelingsleder i Volda kommune, Cecilie Bjørlykke, som i likhet med Trysil ønsket en mer oversiktlig måte å planlegge prosessene i kommunen.

– Ønsket vårt var å kunne organisere hverdagen enklere, unngå kollisjoner i avtaler, og ha et mer forutsigbart årshjul for møtevirksomhet, forteller hun, og legger til at Plandisc – fra et personlig perspektiv – har bidratt til en mer oversiktlig hverdag.

– Så har jeg ingenting å klage på når det gjelder kundeservicen. Jeg har fått god hjelp og svar når jeg har trengt det, legger hun til.

Brukes i 75 norske kommuner

Samtidig er Trysil og Volda bare to av totalt 75 kommuner i Norge som bruker Plandisc, en vekst fra 19 brukere på bare tre år. Ifølge Eva Sofie Emblemsvåg, kundeansvarlig for Plandiscs norske kunder, er ikke dette tilfeldig. Hun forklarer at Plandiscs styrke ligger i dens dynamiske funksjoner:

– Mange sier at de har et årshjul i Excel eller PowerPoint, men det er statisk og stillestående. Plandisc er derimot et levende, skybasert verktøy som hele tiden kan oppdateres i sanntid – i tillegg til å kunne integreres med andre tjenester som Outlook, kalender og Teams, sier hun.

Eva Sofie Emblemsvåg

Kundeansvarlig for Plandiscs norske kunder

Emblemsvåg forklarer videre at man enkelt kan gjøre endringer, legge til dokumenter, frister og rapporteringer. Deretter vil årshjulet oppdateres for alle som bruker det.

– Denne fleksibiliteten har vist seg å være avgjørende for kundene våre, spesielt i offentlig sektor der mange har hatt behov for et verktøy som kan dekke gjentakende prosesser og gi bedre oversikt over tidslinjer, sier hun.

Startet i klasserommet

Med 100 000 aktive brukere i 46 land, har Plandisc blitt en stor suksess. Imidlertid er få klar over at eventyret startet allerede i 2012, da den danske skolelæreren Morten Møllegård så behovet for å digitalisere det tradisjonelle, papirbaserte årshjulet han brukte i sitt klasserom.

– Det er vanlig mange steder å bruke et årshjul som verktøy på skolen. Imidlertid så han behovet for å digitalisere dette og slo seg sammen med Mads Nielsen, Jørgen Iversen og Torben Stigaard for å virkeliggjøre dette, sier hun.

Siden den gang har selskapet utviklet seg til en viktig aktør innenfor virksomhetsstyring, ikke bare for skoler, men for et bredt spekter av bedrifter og offentlige enheter. I 2021 ble de kjøpt opp av teknologiselskapet Visma, noe som ytterligere bekreftet kvaliteten på produktet.

– Det er en stor fordel for våre kunder at vi nå er en del av Visma. Med deres bransjekunnskap og sterke posisjon i det nordiske markedet kan de løfte vårt digitale årshjul til et nytt nivå – til glede for både nye og eksisterende kunder, sier hun, og understreker at selv om selskapet nå er en del av et stort konsern, vil Plandisc-teamet fortsatt ha nær kontakt med kundene sine:

– Selv om vi er kjøpt opp av Visma, er det fortsatt vi som håndterer alt som har med produktet og kundeservicen å gjøre. Våre kunder er fortsatt hos oss, og vi sørger for at de blir godt fulgt opp like bra som før, presiserer Emblemsvåg.

Kundene i fokus

En av måtene denne oppfølgingen skjer på, er den tette oppfølgingen og gode opplæringen, som alle nye kunder får når de tegner abonnement med Plandisc.

– Alle som velger å bruke dette verktøyet, får tett oppfølging fra start til slutt, noe som sikrer at alle brukerne får maksimalt utbytte av årshjulet, sier Emblemsvåg, og forteller at kundene ikke bare får god rådgivning av noen med erfaring i den aktuelle bransjen de opererer i – Plandiscs ansatte kan også fungere som rådgivere underveis i prosessen.

– Vi deler vår erfaring, gir tips og vi sørger for at kundene føler seg trygge, legger hun til.

På spørsmål om hennes egen rolle som ansvarlig for de norske kundene hos Plandisc svarer hun følgende:

– Det er utrolig givende å være med på å forenkle hverdagen til kommuner og bedrifter som trenger bedre oversikt og struktur. Det å se hvordan Plandisc gjør en forskjell, er veldig motiverende, avslutter hun.