Banebrytende kvalitetsstyring

Når et globalt selskap som Hydro har fabrikker spredt over hele verden, åpner det opp for betydelig potensial for gjensidig læring og kontinuerlig forbedring.

WOC (Walk, Observe, Communicate) er en ny funksjon, levert av det norske skybaserte kvalitetssystemet RamBase Quality Management System. WOC-funksjonaliteten lar brukere vurdere prosesser i sanntid, og sørger for at standarder faktisk beskriver hvordan aktivitetene utføres. Norsk Hydro benytter løsningen i sine virksomheter over hele verden.

– Vi har en lang historie med systemet, og bruker RamBase QMS til å samle alle våre arbeidsinstrukser i ett system. For å gjøre arbeidsinstruksene mer brukervennlige, er det en fordel å inkludere mye video og bilder, forteller Business System Manager Kjellbjørn Fossheim.

Kjellbjørn Fossheim

Business System Manager, Norsk Hydro

– Det er ikke for estetikkens skyld, men fordi det letter kommunikasjonen. Vi snakker ofte om tunge, teknisk avanserte dokumenter, så det er en fordel å bryte informasjonen opp, slik at den oppfattes.

Kontinuerlig forbedring i praksis

Brukervennligheten er også svært god. Det fins QR-koder ved kontrollpunkter i fabrikkene, som gjør at observatøren får opp de riktige instruksene og prosedyrene på nettbrettet, når de skal utføre kvalitetssikring av prosesser.

– Observatøren logger seg inn og får opp den aktuelle operasjonsprosedyren, skrur på WOC-funksjonaliteten, og velger den observerte fra listen med ansatte. Alt på trygg, men oversiktlig avstand, forteller Kjellbjørn.

– Det at observatøren gir tilbakemelding direkte tilknyttet operasjonsprosedyren, er gull verdt. Observatøren har den observertes oppmerksomhet og bistand når tiltaket defineres, og kan validere før det sendes. Dermed kan tiltakene iverksettes raskere. Observatøren gjør sine vurderinger, og krysser av i WOC-sjekklisten.

Tidsbesparende

Én ting er at systemet forenkler og tilgjengeliggjør tung informasjon, den bidrar også til at den digitaliseres.

– Når vi får all info inn på en plattform som er tilgjengelig, kan vi sammenligne prosedyrer ved verket i Kina, med dem vi har i Brasil og Norge, slik at vi lærer av hverandre. Vi har over 200 000 dokumenter i RamBase QMS, og foreløpige anslag tyder på at WOC-modulen har kuttet tidsforbruket med 40-50 prosent, fortsetter Kjellbjørn.

Det kan man forstå, når løsningen både forenkler avansert informasjon, reduserer tid på rapportering, bedrer informasjonsflyten, og reduserer silo-tankesett.

– WOC-modulen har betydelig forbedret våre forbedringsprosesser ved å sikre direkte informasjonsflyt til prosesseierne. Den har økt effektiviteten vår, ved å redusere behovet for etterarbeid og utelukker feilvurderinger som kan oppstå ved rapportering som ikke skjer i sanntid, sier Kjellbjørn Fossheim.

– Ute i «felt» blir WOC godt mottatt, når brukerne først har lært å bruke den. Vi bekrefter alltid med observert ansatt at det er greit å utføre en kontroll, at hensikten er å avdekke forbedringer og kontrollere at standarden følges.

– Om en operatør på nattskiftet får en idé, kan det legges inn kommentarer og fortløpende forbedringsmeldinger på stedet. Det gir eierskap til kontinuerlig forbedring blant de ansatte, konkluderer Kjellbjørn.

Av Jarle Petterson