Etter at det offentlige innførte regler om elektronisk fakturabehandling mottar de nå nesten utelukkende elektroniske fakturaer. Men totalt sett sendes fortsatt 60 prosent av fakturaene i Norge via epost eller papir.
Norge har stått i spissen for å utvikle det elektroniske handelsformatet (EHF). Denne teknologien er i prinsippet et meldingssystem som gjør det mulig å for en hvilken som helst avsender å formidle meldinger til en hvilken som helst mottaker. Elektronisk faktura produseres elektronisk i avsenderens fakturaløsning, sendes elektronisk og leses elektronisk av mottakers fakturasystem. Det hele skjer uten at det er nødvendig å punche data manuelt. Løsningen styres gjennom et felles adresseregister som har fått navnet Elma og driftes av Difi. I oktober var det 149 000 registrerte adresser i dette registeret. Løsningen, som er utviklet i Norge, har også blitt tatt i bruk i ni europeiske land, samt i land som Singapore, Australia og New Zealand.
– Det er god grunn til å skryte av det offentlige på dette området. Her har man gått foran og utviklet en svært effektiv måte å gjennomføre dette på, sier Paul Killie som er prosjektleder for bruk av ny teknologi i anskaffelsesprosesser i Difi.
Paul Killie
Prosjektleder for bruk av ny teknologi i anskaffelsesprosesser i Difi
Mange gevinster
Man regner med at behandling av en papirfaktura koster 93 kroner, mens behandlingen av en elektronisk faktura koster 37 kroner. Med andre ord er det mulig å spare 55 kroner per faktura ved å gå over til elektronisk fakturering. Dette fremkommer i en rapport som Visma har laget. Der anslår de at kostnadene ved å drive med papirfakturaer i Norge, totalt 766 millioner fakturaer hvert år, ligger på cirka 34 milliarder kroner. I tillegg til det økonomiske er det mange andre fordeler knyttet til elektronisk fakturabehandling. Blant annet blir det vanskeligere å drive med svart økonomi og man trenger mindre tid på purringer og inkasso. Det viser seg nemlig at en større andel av elektroniske fakturaer blir betalt innen forfall. I tillegg sparer man miljøet når fakturaene ikke blir skrevet ut på papir.
– En annen ting er også at tilliten blir bedre siden det foregår en kontroll med at fakturaene som går gjennom systemet er legitime. Da kan du være sikker på at fakturautsteder virkelig er den han gir seg ut for. Like sikker kan du ikke være når du mottar en faktura i posten, forklarer Killie.
Nummer to i Norden
Det offentlige Norge har kommet langt når det gjelder elektronisk fakturabehandling, men næringslivet vårt henger etter. Så hvis man ser på den totale fakturabehandlingen i Norge i forhold til resten av Norden ligger Norge bak Finland, men foran både Sverige og Danmark.
– Næringslivet vårt ligger litt etter, og oppfordringen er derfor at de lærer av det offentlige og tar dette i bruk. Det vil de spare penger på. Neste steg er å ta ut det effektiviseringspotensialet som er knyttet til alt som skjer tidligere i innkjøpsprosessene. Målet må være å gjøre større deler av disse prosessene elektronisk, avslutter Killie.
Av: Tom Backe, [email protected]
